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Come arredare una sala riunioni

Allestire una sala riunioni: a cosa prestare attenzione

La sala riunioni è un luogo cruciale per la vita d’ufficio: utile per gli incontri con i dipendenti oppure per accogliere nuovi clienti, richiede comfort e funzionalità.

Nella sala riunioni infatti si instaurano relazioni e interazioni che possono essere anche decisive per l’andamento del business. La sala riunioni serve per ricevere potenziali clienti, diventa un biglietto da visita che rivelerà l’attenzione e la cura che l’azienda riserva loro, mentre nel caso in cui si utilizzi per illustrare progetti e direttive, l’organizzazione dello spazio e la presenza di strumenti anche sofisticati impatterà sulla comprensione e la chiarezza di ciò che si vuole comunicare.

Ci sono poi degli aspetti secondari come l’estetica degli arredi, l’illuminazione e altri dettagli che, se curati a dovere, possono valorizzare la location in modo significativo.

Naturalmente ogni azienda o professionista adotterà soluzioni differenti che dipendono dal settore in cui opera, ma ci sono in ogni caso delle linee guida generali che possono fare la differenza in qualunque contesto.

Scegliere la stanza giusta per le riunioni

Ogni ufficio dispone di stanze di varie dimensioni correlate anche al numero di persone che ci lavorano e va da sé che non tutti dispongano di grandi spazi.  Indipendentemente dalla struttura dell’immobile, è consigliato scegliere un ambiente spazioso e ben illuminato, affinché gli ospiti possano sentirsi a loro agio: un luogo angusto e buio di fatto non potrà avere psicologicamente un impatto positivo e non predisporrà favorevolmente le relazioni.

Le luci artificiali poi dovranno essere scelte con cura: un neon asettico che rifletta una luce poco piacevole non sarà certo la soluzione migliore, per cui se si dispone di finestre grandi si potrà godere di una luce naturale, ma in caso contrario è preferibile scegliere toni caldi e diffusori ben posizionati.

Tavolo e sedie: i fondamentali

Le dimensioni della stanza sono ovviamente un fattore dal quale non si potrà prescindere e che determinerà la scelta del tavolo e delle sedie. È quindi importante che, una volta posizionati al centro della stanza, consentano comunque di muoversi agevolmente lasciando uno spazio sufficientemente ampio all’esterno. Naturalmente più è grande il locale, più sarà possibile avvalersi di arredi dalle dimensioni imponenti, attenzione però a non ostruire il passaggio perché spesso si fanno male i calcoli.

Grazie al design e alla tecnica oggi si possono trovare le sedie ideali per l’ufficio: comode, ergonomiche, che lasciano liberi i movimenti e che non necessitano di essere spostate se dobbiamo rivolgerci a un interlocutore che si trovi seduto distante da noi.
Anche in questo caso bisognerà comunque valutare bene le dimensioni: tutti apprezzano le poltroncine, ma le sedie imbottite occupano anche molto spazio. Naturalmente, se si dispone di un ambiente ampio, sono l’ideale per le riunioni che si protraggono per molte ore, così come, nel caso servissero per accogliere nuovi clienti, offriranno una comodità che sarà certamente apprezzata e aiuterà molto nel fare una buona impressione.

Televisioni, monitor e dispositivi multimediali

In molti settori le sale riunioni vengono sfruttate per mostrare progetti, studi, grafici e tutto ciò che, per essere adeguatamente esposto, necessita di dispositivi tecnologici. L’ideale in questo caso è avere un monitor o televisore HD che consenta di collegare il proprio computer a uno schermo che ne proietti il contenuto.

La soluzione ideale è posizionarlo in modo che tutti, all’interno della sala, possano vederlo senza problemi: il muro è certamente il posto migliore. Grazie agli schermi ultrasottili in commercio, si potrà appendere come un quadro e non necessiterà di essere preparato ogni volta.

È sempre meglio dotarsi di tecnologia Wi-Fi, affinché i collegamenti possano essere effettuati senza troppi cavi che, oltre a essere ingombranti, possono costituire un pericolo per chi si muove nella stanza.

Se però non si ha la possibilità di sfruttare un muro alle proprie spalle, perché magari occupato da una libreria, da scaffali o altri mobili imprescindibili, ci sono dei supporti tv molto confortevoli e ben strutturati, che consentono di regolare l’altezza del dispositivo e di contenere anche altri device come dvd e decoder. Si tratta di carrelli porta televisori che possono essere anche spostati da una stanza all’altra: in questo caso si va incontro alla necessità di illustrare disposizioni anche in altri ambienti dell’ufficio, ma questo dipende appunto dal tipo di attività svolta. La soluzione ideale sarebbe di avere più modalità di trasmissione, qualora ci fosse bisogno di sfruttare lo schermo in diverse occasioni.

Meeting online: videoconferenze e smart working

Negli ultimi due anni, a causa della pandemia ma non solo, l’uso di tecnologie per organizzare riunioni che consentano a persone, che si trovino in luoghi diversi, di interagire è diventato capillare. Molti uffici hanno dovuto ricorrere allo smart working, con dipendenti che si trovano a svolgere la loro attività da casa e questo ha richiesto un ammodernamento digitale che ha trasformato radicalmente i luoghi di lavoro.

Oggi è possibile adeguare la propria sala riunioni affinché possa diventare un ambiente ideale per tenere riunioni in video, grazie all’installazione di telecamere (webcam), dispositivi per l’audio e monitor multimediali che di fatto possono far comunicare il proprio team con altri in giro per il mondo, accorciando le distanze e agevolando gli incontri corali.

Il meeting online in questo modo non viene sostenuto esclusivamente dalla propria postazione pc, ma può essere svolto esattamente, come se si tenesse in presenza, da tutti i partecipanti, da luoghi diversi. Ci sono aziende che si occupano di allestire sale riunioni in questa modalità e che si occupano al meglio di tutti gli aspetti tecnici e logistici.

Estetica della sala riunioni

Certamente una sala riunioni necessita di un arredamento funzionale, tuttavia “anche l’occhio vuole la sua parte”: abbellire la stanza con elementi di design accattivanti è certamente un dettaglio in più che renderà il proprio lavoro più piacevole, così come garantirà un’atmosfera più rilassata, agevolando la concentrazione e limitando la stanchezza mentale.

Le piante sono un elemento sempre molto gradito e la loro funzione è duplice: non solo sono gradevoli da vedere, ma purificano l’aria e assorbono gli elementi inquinanti, molto utile se si trascorre molto tempo nella stessa stanza e ce ne sono alcune indicate in modo più specifico per questo scopo.

Allestire sala riunioni: l’intervento dei professionisti può essere l’ideale

In conclusione possiamo dire che certamente ogni azienda ha necessità diverse, ma i punti fondamentali che le accomuna sono:

  • la scelta della stanza più indicata
  • il comfort delle sedie e del tavolo
  • l’illuminazione
  • gli adeguamenti tecnologici
  • il design e il gusto nell’arredamento

Tutti questi fattori concorrono a creare i presupposti per realizzare riunioni di successo in qualunque ambito e quindi risultano essere degli elementi tutt’altro che trascurabili nella vita lavorativa di ogni realtà aziendale. Se non ci si sente particolarmente portati per gli allestimenti, è consigliato contattare un interior designer o società che si occupano degli aspetti tecnici, qualora ce ne fosse bisogno: i professionisti troveranno certamente le soluzioni più indicate per qualunque necessità.

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